Если не хочется растягивать внедрение на недели, робота реально запустить за выходные: в субботу подключить и настроить, в воскресенье протестировать и отполировать, в понедельник встретить пациентов с работающим роботом. Даём план по часам на два дня — что делать, в каком порядке и какие материалы подготовить заранее, чтобы уложиться без авралов.
Да, для одной клиники этого достаточно. Подключение к номеру занимает 15 минут, базовый сценарий — несколько часов, интеграция с CRM — до дня. За субботу робот настраивается, за воскресенье тестируется и правится, в понедельник работает на живом потоке. План ниже разбит по часам на два дня.
Главное условие — подготовить материалы заранее, до начала выходных. Спешить с запуском есть смысл: клиника без круглосуточной регистратуры теряет порядка 20% звонков, и каждый день промедления — это упущенные записи, которые уже не вернуть.
За день-два соберите три вещи: список услуг с ценами, правила записи и перевода на администратора, данные доступа к телефонии и CRM. С готовыми материалами выходные уйдут на настройку, а не на сбор информации. Это та домашняя работа, которая определяет, уложитесь ли вы в два дня.
Что именно подготовить, разобрано в гайде, как выбрать голосового бота.
Утро субботы — техническая часть. Зарегистрируйте кабинет, подключите робота к действующему номеру через IP-телефонию (около 15 минут) и сделайте первый тестовый звонок, чтобы убедиться, что робот снимает трубку. К обеду робот уже отвечает, дальше настраивается, что он говорит.
Программист на этом этапе не нужен, номер клиники сохраняется прежним, а пациенты продолжают звонить на привычный телефон и не замечают технической стороны переключения.
После обеда опишите сценарий: приветствие, частые вопросы об услугах и ценах, правила записи и перевода на администратора. Реплики готовятся по шаблонам и редактируются в кабинете. К вечеру субботы робот закрывает большую часть типовых звонков клиники.
Готовые заготовки реплик есть в материале про скрипты разговора бота.
Утро воскресенья — связка с расписанием. Подключите YClients, amoCRM или Битрикс24, чтобы робот видел свободные слоты и создавал записи в разговоре. Настройте, какие действия доступны: запись, перенос, отмена, напоминание. После этого пропадает двойной ввод данных.
Как настроить обмен, описано в статье про двустороннюю синхронизацию записей.
Днём прогоните робота на тестовых звонках: проверьте, понимает ли он названия услуг, корректно ли записывает и переводит сложные случаи. Позвоните сами с разными вопросами, в том числе нестандартными. Найденные шероховатости поправьте в сценарии сразу — это занимает минуты.
Тестировать удобно на отдельном контуре, не трогая живой номер до готовности.
Вечер — отделочные работы. Выберите голос и тон под образ клиники, настройте приветствие и подпись, ещё раз пройдите ключевые сценарии. Убедитесь, что перевод на администратора работает и заявки на перезвон фиксируются. После этого робот готов к понедельнику.
Тон и реплики потом дорабатываются по записям реальных звонков.
В понедельник робот работает на живом потоке, а вы наблюдаете за первыми звонками и метриками: доля принятых, конверсия в запись, корректность переводов. Первый день — это финальная калибровка по реальным разговорам, мелкие правки вносятся на ходу без остановки робота.
Какие метрики смотреть, описано в материале про метрики обзвона.
Сорвать план могут несобранные заранее материалы и сложная маршрутизация в сети филиалов — для неё двух дней мало. Подстрахуйтесь: на старте оставьте перевод на администратора по умолчанию для всех нетиповых вопросов, а сценарии расширяйте после запуска. Так робот не загонит пациента в тупик.
Типовые просчёты собраны в статье про ошибки при внедрении бота.
7 дней бесплатно, без карты. Подключение к вашему номеру за 15 минут.