YClients — привычный журнал записи для тысяч клиник и салонов, и логичный вопрос при подключении голосового бота звучит так: сможет ли бот работать прямо в нём, а не в отдельной системе. Ответ — да: бот читает и пишет тот же журнал YClients, что и администратор. Разберём, как бот находит услугу, проверяет окно и ставит запись в YClients без участия человека.
Голосовой бот работает прямо в журнале YClients: он находит нужную услугу, проверяет свободные окна конкретного специалиста, создаёт запись и привязывает её к карточке клиента. Всё это происходит в том же журнале, куда смотрит администратор, а не в отдельной параллельной системе. Пациент звонит, проговаривает запрос и получает готовый слот в YClients без единого действия сотрудника.
Для клиники, которая уже ведёт запись в YClients, это означает, что менять систему не нужно — бот встраивается в существующий журнал.
Ниже разбираем каждый элемент связки: от поиска услуги до того, что синхронизируется обратно в журнал.
В паре с YClients бот закрывает полный цикл записи: подбирает услугу из каталога клиники, находит свободное окно у нужного мастера, создаёт запись, переносит и отменяет её по просьбе клиента. Он не подменяет интерфейс YClients, а пользуется им как источником данных о расписании и как местом хранения записей, поэтому администратор видит всё в привычном журнале.
Важно, что бот работает с реальным каталогом услуг клиники, а не с общим шаблоном: он предлагает именно то, что заведено в YClients.
Отмена и перенос — такая же часть связки, как и создание записи, поэтому клиенту не нужно ждать администратора, чтобы сдвинуть визит.
Клиент редко называет услугу точно так, как она записана в каталоге, поэтому бот сопоставляет сказанное с реальным списком услуг YClients. «Почистить зубы» превращается в профессиональную гигиену, «на укол» — в конкретную процедуру. Если формулировка допускает несколько вариантов, бот уточняет, чтобы записать на правильную услугу с верной длительностью и ценой.
Сопоставление разговорных названий с каталогом — тонкое место: от него зависит, к какому мастеру и на какое время попадёт клиент.
Когда услуга неоднозначна, короткий уточняющий вопрос надёжнее, чем догадка бота, — и клиент не оказывается записанным не туда.
Определив услугу и мастера, бот запрашивает у YClients свободные окна на ближайшие дни и получает актуальный список. Он не работает по устаревшей выгрузке: перед тем как назвать время, система сверяется с журналом, чтобы не предложить занятый слот. Клиенту бот озвучивает пару удобных вариантов, а не весь список, чтобы разговор оставался коротким.
Учитывается и длительность услуги: под 60-минутную процедуру бот не предложит короткое окно между двумя записями мастера.
Актуальность окон на момент брони — то, что защищает журнал YClients от накладок, даже когда бот и администратор записывают параллельно.
После согласия клиента бот создаёт запись в YClients так же, как это сделал бы администратор: с датой, временем, мастером, услугой и контактом. Запись мгновенно появляется в журнале и попадает в общую воронку клиники наравне с ручными и онлайн-записями. Никакого промежуточного файла или отдельной таблицы не возникает — данные сразу лежат в YClients.
Единое место хранения избавляет от ручного переноса: администратору не нужно перебивать записи бота из мессенджера или почты в журнал.
Клиент при этом получает то же подтверждение, что и при обычной онлайн-записи, потому что запись реально стоит в системе.
Бот связывает новую запись с карточкой клиента по номеру телефона: если человек уже есть в базе YClients, история его визитов пополняется, а не создаётся второй профиль. Для нового номера бот заводит карточку с именем и телефоном. Так база остаётся чистой, а лояльность, абонементы и история услуг клиента продолжают считаться корректно.
Чистая база важна не только для порядка: на историю визитов завязаны скидки, программы лояльности и повторные обращения.
Дубли ломают эту логику, поэтому привязка по телефону — обязательный, а не опциональный шаг записи.
Если клиника ведёт в YClients несколько филиалов, бот учитывает, в какой из них записывается клиент, и подбирает окна нужного адреса. Так же он различает категории услуг и специализации мастеров, чтобы не отправить клиента к специалисту не того профиля. Привязка к филиалу и категории делает запись через бота такой же точной, как ручная работа опытного администратора.
Для сети адрес — критичный параметр: запись в «не тот» филиал раздражает клиента сильнее, чем неудобное время.
Как бот работает с записью в конкретный филиал сети, подробно разобрано в материале про запись с привязкой к филиалу.
Синхронизация двусторонняя: всё, что бот делает по телефону, отражается в YClients, а всё, что меняют в журнале вручную, видит бот. Создание, перенос, отмена записи, привязка к клиенту — эти события стекаются в один журнал. Поэтому у клиники не появляется вторая «теневая» база записей, которую пришлось бы вручную сверять с основной.
Односторонняя интеграция, где бот только пишет, но не читает изменения, быстро приводит к рассинхрону — двусторонняя его исключает.
Администратор продолжает работать в привычном YClients и не обязан открывать что-то ещё, чтобы увидеть записи бота.
Отмена и перенос через бота работают так же просто, как запись: клиент звонит, называет себя, и бот находит его будущий визит в журнале YClients. По просьбе он сдвигает время на другое свободное окно или отменяет запись, освобождая слот для других. Клиенту не нужно ждать администратора или писать в мессенджер — всё решается в том же звонке за пару минут.
Возможность легко перенести визит снижает долю неявок: человеку проще позвонить и сдвинуть время, чем молча не прийти.
Освободившееся после отмены окно сразу возвращается в список доступных, и его может занять следующий клиент или пациент из листа ожидания.
Бот сознательно не берёт на себя всё: он не меняет настройки каталога услуг, не правит цены, не трогает финансовые операции и не удаляет карточки клиентов. Его зона — запись, перенос и отмена визитов, то есть то, что раньше отнимало у администратора время на телефоне. Спорные и нестандартные обращения бот передаёт человеку, а не пытается решить в журнале сам.
Чёткая граница полномочий защищает данные клиники: бот не может случайно испортить каталог или финансы.
Всё, что бот делает, остаётся в истории записи, поэтому администратор при желании видит, как сложилась каждая бронь.
Подключение бота к YClients занимает около 15 минут: клиника выдаёт доступ к своему аккаунту, выбирает филиалы и услуги, для которых работает бот, и задаёт правила записи. Менять привычный журнал или переносить данные не нужно — бот встраивается в то, что уже настроено. Первые 7 дней доступны бесплатно, без карты, чтобы проверить связку на реальных звонках.
Быстрый старт возможен именно потому, что каталог, мастера и филиалы уже описаны в YClients — бот их просто читает.
После запуска правила можно уточнять по фактам разговоров, расширяя список услуг, которые бот обрабатывает сам.
Связка полезна тем, кто уже ведёт запись в YClients и теряет звонки: стоматологиям, косметологиям, диагностическим центрам, небольшим клиникам и салонам. Чем выше поток входящих и чем чаще администратор занят, тем заметнее эффект от бота, который держит несколько линий и отвечает круглосуточно. У Stexa бот записывает в YClients, а данные клиентов хранятся в России.
Для клиник с одним администратором на весь поток бот особенно ценен: он ловит обращения, которые иначе ушли бы в гудки.
Начать разумно с самых частых услуг, а редкие и сложные оставить администратору, постепенно расширяя роль бота.
7 дней бесплатно, без карты. Подключение к вашему номеру за 15 минут.