Запись на приём по телефону без администратора — это разговор, который голосовой бот Stexa ведёт сам: принимает звонок, понимает запрос, проверяет свободные слоты в расписании и фиксирует визит в CRM за один диалог. Разбираем сценарий по шагам, от первого «здравствуйте» до подтверждённой записи.
Голосовой бот заменяет регистратора на этапе типового звонка: отвечает с первого гудка, выясняет, к какому специалисту и на когда нужен пациент, сверяется с расписанием через интеграцию с CRM и записывает на свободный слот. Весь разговор укладывается в минуту, а данные сразу попадают в карточку клиента — без ручного переноса и риска забыть.
Администратор при этом не исчезает из процесса: он подключается там, где нужен живой человек, а рутину бот забирает на себя круглосуточно и параллельно по нескольким линиям.
На входящий звонок бот отвечает мгновенно и на естественном языке выясняет суть обращения: к какому врачу, по какой проблеме, на какое время удобно. Российская языковая модель распознаёт свободную речь, а не жёсткие команды, поэтому пациенту не нужно «попадать в меню» — он говорит как привычно, и бот вычленяет специальность, дату и предпочтения.
Если человек сам не знает, к кому записаться, бот задаёт уточняющие вопросы и направляет по симптому к нужному направлению.
Поняв запрос, бот обращается к расписанию клиники и предлагает ближайшие свободные окна нужного специалиста. Он учитывает график врача, длительность услуги и занятые слоты, поэтому не предложит время, которого нет. Пациент выбирает удобный вариант голосом, а бот тут же бронирует его, исключая двойную запись на один и тот же интервал.
Перед завершением бот проговаривает детали записи — врач, дата, время, услуга — и просит подтвердить. После согласия пациента визит фиксируется в CRM: создаётся запись в YClients, amoCRM или Битрикс24, а контакт сохраняется в карточке. Администратор видит готовую запись в общем расписании так же, как если бы её внёс человек, и ничего не дублирует руками.
Так за один разговор клиент получает подтверждённую запись, а клиника — структурированные данные без ручного ввода.
За сутки до визита бот сам напоминает о записи и предлагает подтвердить, перенести или отменить — это снижает долю неявок, которые в частных клиниках доходят до 20–30%. Если пациент просит другое время, бот подбирает новый слот и обновляет запись в CRM, не привлекая администратора. Подробнее экономику мы разбираем в материале про окупаемость голосового бота.
Не каждый звонок сводится к простой записи: бывают жалобы, нестандартные вопросы, эмоциональные пациенты. Бот распознаёт, когда тема выходит за рамки сценария, и переводит разговор на администратора или фиксирует заявку на обратный звонок. Граница ответственности задаётся в кабинете, поэтому клиника сама решает, что бот делает сам, а что передаёт человеку.
Такой триаж экономит время регистратуры: к живому оператору попадают только те 10–15% обращений, где он действительно нужен.
В час пик клиника теряет часть звонков просто потому, что линии заняты, а вечером и в выходные звонить некому. Бот закрывает этот разрыв: принимает 100% обращений, работает по нескольким линиям одновременно и не уходит на обед. По типовым расчётам это возвращает 15–30% ранее потерянных записей и снимает с администратора до половины рутинной нагрузки.
Системный обзор автоматизации регистратуры — в гайде по голосовому роботу для многопрофильной клиники.
Подключение не требует программиста: бот привязывается к номеру клиники через IP-телефонию примерно за 15 минут, а услуги, цены и расписание загружаются в кабинете Stexa. Данные пациентов хранятся на серверах в России с промышленным шифрованием по 152-ФЗ. Тариф от 2 990 ₽/мес, первые 7 дней бесплатны, карта при подключении не нужна.
7 дней бесплатно, без карты. Подключение к вашему номеру за 15 минут.