Кейс: стоматология подняла запись на 25% с роботом

Суть кейса в одном абзаце

Стоматология теряла часть звонков в пик и вечером, а напоминания о визитах вела вручную. После подключения голосового робота Stexa звонки перестали уходить в гудки, неявки снизились, а освободившиеся окна стали заполняться из листа ожидания. Суммарный эффект — рост числа записей примерно на 25% за два-три месяца. Кейс иллюстративный и показывает механику, применимую к похожим клиникам.

Ситуация до внедрения

До робота клиника работала с одним администратором на четыре кресла. В утренний и вечерний пик он физически не успевал брать все звонки: часть пациентов слышала «занято» и уходила. Вечерние и субботние звонки после закрытия терялись полностью, а напоминания делались время от времени.

По внутренней оценке клиника пропускала около 20–25% входящих звонков и теряла дорогие первичные обращения на имплантацию и ортодонтию.

Что мешало расти

Главным ограничением была пропускная способность стойки: один человек ведёт один разговор за раз. Наём второго администратора окупался плохо при неравномерном потоке, а ночная смена была экономически бессмысленна. Неявки на дорогие процедуры дополнительно съедали выручку и оставляли пустые длинные окна.

Клинике нужен был способ закрыть пики и нерабочее время без раздувания фонда оплаты труда.

Какое решение внедрили

Клиника подключила голосового робота к существующему номеру через IP-телефонию. Робот стал принимать все входящие параллельно, записывать пациентов в CRM по креслам и врачам и обзванивать с напоминаниями за сутки до визита. Сложные обращения — острую боль и жалобы — он переводил на администратора по заданным правилам.

Подключение и настройка сценариев заняли около дня, без программиста и смены телефонии.

Как настроили под стоматологию

Кресла завели в CRM как отдельные ресурсы, задали длительность по типам процедур и правила приоритета для острой боли. Робот подбирал слоты с учётом и врача, и кресла, поэтому не создавал накладок. Напоминания запускались автоматически по расписанию из CRM.

Специфику настройки записи по слотам и креслам мы разбираем в отдельном материале блога.

Что изменилось в цифрах

За два-три месяца доля пропущенных звонков упала почти до нуля, неявки снизились примерно на треть, а длинные окна под имплантацию стали заполняться из листа ожидания. В сумме это дало рост числа записей около 25%. При высоком среднем чеке стоматологии это заметная прибавка к выручке.

Методику расчёта окупаемости разбираем в материале про окупаемость голосового бота.

Дополнительные эффекты

Помимо роста записей, разгрузился администратор: рутинные звонки забрал робот, и у человека освободилось время на пациентов у стойки и сложные разговоры. Снизилось напряжение в пик, когда раньше телефон разрывался. Пациенты отмечали, что дозвониться стало проще в любое время.

Качество живых разговоров выросло именно потому, что их стало меньше по количеству, но они стали важнее по содержанию.

Каким клиникам подойдёт такой сценарий

Похожий эффект получают стоматологии с неравномерным потоком звонков, высоким средним чеком и одним-двумя администраторами на несколько кресел. Чем дороже услуги и чем больше доля пропущенных в пик звонков, тем заметнее прибавка от робота, потому что каждое возвращённое первичное обращение стоит дорого.

Менее выражен эффект там, где поток равномерный и администраторы успевают брать все звонки, — но и в таких клиниках напоминания и заполнение окон обычно дают прирост. Оценить потенциал просто: посчитайте долю пропущенных звонков и неявок за месяц и умножьте на средний чек. Если сумма потерь сопоставима с несколькими подписками, внедрение почти наверняка окупится. Универсального правила нет, но высокий чек стоматологии делает порог окупаемости низким.

Как повторить результат

Чтобы воспроизвести эффект, начните с подключения робота на входящие и напоминания, заведите кресла как ресурсы и настройте приоритет для острой боли. Измерьте записи до и через два-три месяца. Подключение занимает около 15 минут, первые 7 дней бесплатны, тариф от 2 990 ₽/мес. Системный обзор автоматизации — в гайде по голосовому роботу для многопрофильной клиники.