Перед подключением робота полезно прикинуть, какой тариф закроет реальный поток звонков клиники, чтобы не переплачивать за лишние минуты и не упереться в лимит в час пик. Расчёт несложный: нужно оценить число звонков, их среднюю длину и пиковую нагрузку. Разбираем формулу и подводные камни по шагам.
Тариф подбирают по трём цифрам: сколько звонков в месяц принимает клиника, сколько в среднем длится разговор и сколько вызовов приходит одновременно в час пик. Перемножив число звонков на их длину, вы получите нужный объём минут, а пиковая нагрузка покажет, сколько параллельных линий должен держать робот.
Разберём каждый параметр и как собрать данные для расчёта.
Первый параметр — число входящих звонков за месяц. Его берут из статистики телефонии или CRM за два-три последних месяца, чтобы учесть сезонность. Если статистики нет, считают по приёму: каждый пациент обычно делает один-два звонка на запись, перенос или вопрос. Эта цифра — основа всего расчёта.
Удобно отдельно отметить дни и часы, когда звонков заметно больше обычного.
Второй параметр — средняя продолжительность звонка. Запись на приём занимает примерно 1–2 минуты, простой вопрос про цену или адрес — меньше минуты, перенос и сложные случаи — дольше. Для расчёта берут усреднённое значение около полутора-двух минут, а после первого месяца уточняют его по реальным звонкам робота.
Робот отвечает почти без пауз, поэтому его разговоры обычно короче, чем у живого администратора.
Базовый объём считается просто: число звонков в месяц умножаем на среднюю длину разговора в минутах. Например, 800 звонков по 1,5 минуты дают 1200 минут в месяц. К результату добавляют запас 15–20% на рост и нестандартные разговоры, чтобы не упереться в лимит в активный сезон.
Полученная цифра и есть ориентир по минутам, который сравнивают с пакетами тарифов.
Минуты показывают общий объём, но важна и одновременность: в час пик может звонить сразу несколько пациентов. Робот принимает параллельные звонки и ни одного не отправляет в гудки, тогда как один администратор физически берёт одну трубку. Поэтому при расчёте отдельно оценивают максимум одновременных вызовов.
Сколько звонков теряет регистратура на занятой линии, наглядно показано в материале про экономику регистратуры.
Тариф Старт от 2 990 ₽/мес закрывает одну клинику с умеренным потоком: один номер и около 500 минут в месяц. Тариф Бизнес от 7 990 ₽/мес рассчитан на сеть из 2–5 филиалов: до пяти номеров, больше минут и расширенная аналитика. Выбор зависит от посчитанного объёма и числа точек.
Если минут получается заметно больше пакета, выгоднее сразу взять старший тариф, чем доплачивать за перерасход.
Главная ошибка — считать «на глаз»: легко взять лишние минуты про запас или, наоборот, недооценить пик и упустить звонки. Опирайтесь на статистику двух-трёх месяцев, добавляйте небольшой запас и пересматривайте тариф после первого месяца работы робота, когда появятся точные цифры по длине разговоров.
Робот при этом не уходит на больничный и не теряет звонки в час пик — сравнение приведено в статье голосовой бот против колл-центра.
Корректный тариф окупается за счёт пойманных звонков: каждый принятый вызов в нерабочее время или в час пик — это запись, которая иначе ушла бы к конкуренту. Даже один-два дополнительных приёма в день обычно перекрывают абонентскую плату, поэтому экономить на минутах в ущерб охвату невыгодно.
Как посчитать отдачу в деньгах, описано в материале про ROI голосового бота.
Итоговый алгоритм: возьмите число звонков за месяц, умножьте на среднюю длину разговора, добавьте запас 15–20%, отдельно оцените пик одновременных вызовов и сравните с пакетами тарифов. На всё уходит полчаса со статистикой под рукой, а результат избавляет от переплат и потерянных звонков.
Проверить расчёт на своём потоке можно за бесплатный период 7 дней без карты.
7 дней бесплатно, без карты. Подключение к вашему номеру за 15 минут.