Как настроить расписание и слоты для бота

Почему расписание — основа записи бота

Бот записывает пациентов ровно по тому расписанию, которое ему задали: он видит свободные окна и предлагает их в разговоре. Если расписание неточное, бот предложит занятое время или пропустит свободное. Поэтому настройка слотов — фундамент, на котором держится вся запись, и ей уделяют главное внимание при запуске.

Ошибка в расписании сразу превращается в ошибку записи.

Шаг 1. Задать длительность приёма

Сначала определяют, сколько длится приём по каждой услуге: консультация, процедура, диагностика занимают разное время. Бот режет расписание на слоты этой длительности, чтобы не записать двух пациентов в одно окно. Точная длительность по услугам — первый и обязательный параметр.

Разные услуги — разная длина слота, и это задают на старте.

Шаг 2. Настроить окна работы врачей

Дальше вносят графики врачей: дни приёма, часы начала и конца, чередование смен. Бот предлагает окна только в рабочее время нужного специалиста, поэтому пациент не запишется к врачу, которого в этот день нет. Графики удобнее держать в CRM и связать с оператором.

График врача определяет, какие окна бот вообще покажет пациенту.

Шаг 3. Учесть перерывы и блокировки

В расписании отмечают перерывы, обеды, время на уборку кабинета между процедурами и личные блокировки врача. Бот исключает эти промежутки из доступных слотов. Без учёта перерывов он мог бы записать пациента на время, которого фактически нет.

Перерывы и блокировки — это слоты, которые бот не должен предлагать.

Шаг 4. Связать расписание с CRM

Лучший вариант — связать оператора с YClients, amoCRM или Битрикс24, чтобы он видел актуальное расписание в реальном времени. Тогда запись от бота и запись от администратора попадают в один журнал, а изменения видны обеим сторонам. Это исключает рассинхрон и двойные записи.

Связка с CRM держит бота и регистратуру в одной картине расписания.

Шаг 5. Настроить буфер и правила записи

Задают дополнительные правила: за сколько часов до приёма можно записаться, нужен ли буфер между пациентами, как далеко вперёд открыто расписание. Эти настройки делают запись реалистичной — бот не предложит окно через пять минут или через полгода. Правила подбирают под ритм клиники.

Буфер и горизонт записи приводят слоты к реальной практике клиники.

Как бот ведёт себя при занятых слотах

Когда подходящее окно занято, бот предлагает ближайшее свободное, а не отказывает пациенту. Если расписание плотное, он подбирает альтернативного врача или другой день. Так пациент почти всегда уходит с записью, а не с «всё занято».

Подбор ближайшего окна удерживает пациента вместо потери звонка.

Как проверить расписание до запуска

Расписание тестируют пробными звонками: записываются на разные услуги, проверяют, что бот не предлагает занятое или нерабочее время и корректно режет слоты. Так видно ошибки настройки до того, как они дойдут до пациента. Тест на пробном периоде — обязательный шаг приёмки.

Пробная запись на каждую услугу выявляет огрехи слотов заранее.

Как настроить расписание у себя

Задайте длительность по услугам, графики врачей, перерывы и правила записи, затем свяжите оператора с CRM и протестируйте. Подключение к YClients или CRM занимает около 15 минут, первые 7 дней бесплатны, данные хранятся на серверах в России с шифрованием. Как оценить отдачу — в материале про окупаемость голосового бота.

Полный обзор автоматизации звонков — в гайде по голосовому роботу для клиники.

Почему точное расписание важнее красивого сценария

Можно настроить идеальный голос и вежливый сценарий, но если расписание неточное, бот будет ошибаться там, где это больнее всего — в самой записи. Пациент, которого записали на занятое время или к отсутствующему врачу, разочаруется сильнее, чем от сухого тона. Поэтому фундамент рабочего бота — это корректные слоты: длительность по каждой услуге, реальные графики врачей, перерывы и блокировки, буфер между пациентами и горизонт записи.

Связка с CRM в реальном времени убирает главный риск — рассинхрон между ботом и регистратурой, из-за которого возникают двойные записи. А правило подбирать ближайшее свободное окно вместо отказа превращает плотное расписание из проблемы в возможность удержать пациента. Настроенное так расписание делает запись бота надёжной, и именно оно, а не красота сценария, определяет, доверит ли клиника боту весь входящий поток.

Команда Stexa AI

Команда разработки голосового AI-оператора Stexa. Пишем о голосовых ботах, AI-технологиях и автоматизации звонков с 2025 года.

Часто задаваемые вопросы

Как бот узнаёт, какие слоты свободны?

По расписанию, которое ему задали или которое он видит в CRM в реальном времени. Бот режет график на слоты заданной длительности, учитывает рабочие часы врачей, перерывы и блокировки и предлагает в разговоре только реально свободные окна.

Можно ли задать разную длительность приёма по услугам?

Да, и это нужно сделать на старте. Консультация, процедура и диагностика занимают разное время, поэтому для каждой услуги задают свою длину слота. Тогда бот не запишет двух пациентов в одно окно и корректно разобьёт расписание врача.

Как избежать двойных записей на один слот?

Связать оператора с YClients, amoCRM или Битрикс24, чтобы он видел актуальное расписание в реальном времени. Тогда записи от бота и от администратора попадают в один журнал, изменения видны обеим сторонам, и рассинхрон с двойными записями исключается.

Что делает бот, если нужное время занято?

Предлагает ближайшее свободное окно, а не отказывает пациенту. Если расписание плотное, бот подбирает альтернативного врача или другой день, поэтому пациент почти всегда уходит с записью, а не со словами «всё занято», и звонок не теряется.

Как проверить расписание перед запуском?

Пробными звонками: записаться на разные услуги и убедиться, что бот не предлагает занятое или нерабочее время и верно режет слоты. Тест на пробном периоде выявляет ошибки настройки до того, как они дойдут до реального пациента.