YClients — популярная система записи в клиниках и салонах, и голосовой бот Stexa работает с ней напрямую. Разбираем пошагово, как подключить интеграцию, дать боту доступ к расписанию и научить его записывать и переносить пациентов прямо в разговоре.
Интеграция превращает бота из автоответчика в полноценного администратора: он видит реальные свободные слоты в YClients, записывает пациента в нужное время и сразу отражает запись в системе. Не нужно потом переносить ничего вручную — расписание обновляется в момент разговора, и двойных записей не возникает.
Без интеграции бот мог бы только принять заявку, а с ней он закрывает весь цикл — от вопроса о свободном времени до подтверждённой записи в вашей системе.
В паре с YClients бот проверяет доступность услуг и специалистов, записывает на конкретный слот, переносит и отменяет записи и подсказывает ближайшее свободное время. Он опирается на реальное расписание, поэтому не предложит занятое окно и не запишет к врачу, которого нет в этот день.
В кабинете Stexa открывается раздел интеграций, где подключается YClients по данным доступа вашего аккаунта. Подключение делается в интерфейсе и не требует программиста. После связки бот получает доступ к филиалам, услугам и расписанию, заведённым в вашей системе записи.
Если у клиники несколько филиалов в YClients, при подключении выбирается, с какими из них работает бот, чтобы записи уходили в правильные точки.
Дальше услуги и врачи из YClients сопоставляются с тем, как их называют пациенты в разговоре. Например, «почистить зубы» бот должен понять как профессиональную гигиену из вашего прайса. Это сопоставление настраивается один раз и определяет, насколько точно бот попадает в нужную услугу при записи.
Чем полнее заданы синонимы и формулировки пациентов, тем реже бот переспрашивает и тем естественнее идёт разговор.
На этом шаге задаются правила: на какие услуги бот записывает сам, где нужна консультация, как обрабатывать перенос и за сколько часов до приёма отмена ещё возможна. Здесь же настраивается, что попадает в карточку записи — повод обращения, пометки, источник звонка. Правила гибкие и правятся текстом в кабинете.
Для услуг с предварительной консультацией бот не записывает напрямую на процедуру, а ведёт на приём, что корректно для медицины.
Перед запуском нужно прозвонить основные сценарии: запись на популярную услугу, перенос, отмену, выбор специалиста. Тестовый звонок показывает, видит ли бот расписание и корректно ли отражает запись в YClients. Ошибки сопоставления услуг ловятся здесь, до того как их заметят пациенты.
Подключение бота к номеру через IP-телефонию занимает около 15 минут, и тестировать связку можно сразу после настройки.
Записи, переносы и отмены, сделанные ботом, отражаются в YClients сразу, а изменения, внесённые администратором вручную, бот учитывает при следующей проверке слотов. Так обе стороны работают с одним актуальным расписанием, и не возникает ситуации, когда бот предлагает уже занятое время. Это особенно важно в часы пик, когда записи идут одновременно и по телефону, и вживую у стойки.
Как ещё наполнить бота знаниями о клинике, мы разобрали в материале о голосовом роботе для многопрофильной клиники.
Интеграция с YClients входит в работу бота и не требует отдельной дорогой разработки — это настройка в кабинете. Подключение начинается от 2 990 ₽/мес, данные хранятся в России с шифрованием по 152-ФЗ. В итоге бот становится администратором, который записывает в вашу систему круглосуточно. Первые 7 дней работы бесплатны, карта не нужна.
7 дней бесплатно, без карты. Подключение к вашему номеру за 15 минут.