Запись в стоматологии сложнее, чем «врач плюс время»: есть кресла, разная длительность процедур, ассистенты и оборудование. Чтобы голосовой робот записывал корректно, CRM-сценарий настраивают под эту специфику. Разбираем, как учесть слоты, кресла и врачей, чтобы бот не создавал конфликтов в расписании.
В стоматологии единица расписания — не только врач, но и кресло с оборудованием: приём невозможен, если занято кресло, даже когда врач свободен. Длительность сильно разнится — от осмотра на 20 минут до имплантации на два часа. Голосовой робот Stexa учитывает эти параметры из CRM, поэтому подбирает реально доступные слоты, а не формально свободное время врача.
Главная специфика — кресло как отдельный ресурс. Сценарий настраивают так, чтобы бот проверял занятость и врача, и кресла одновременно. Иначе он запишет двух пациентов на одно кресло к разным врачам, и в клинике возникнет конфликт прямо в зале.
В CRM кресла заводят как ресурсы, и бот сверяется с их доступностью при каждом подборе слота.
Длительность задаётся по типу процедуры: осмотр, лечение кариеса, имплантация, гигиена. Бот резервирует ровно столько времени, сколько нужно, и не ставит сложную процедуру в короткое окно. Это исключает накладки и спешку, когда следующий пациент уже ждёт.
Пациенты в стоматологии часто хотят к «своему» доктору. Сценарий учитывает это: бот спрашивает, нужен конкретный врач или любой свободный, и подбирает слот соответственно. Это снижает отказы от записи и повышает лояльность к лечащему врачу.
Разницу между записью к конкретному и любому врачу мы разбираем в отдельном материале блога.
Некоторые процедуры требуют ассистента или конкретного аппарата, например рентгена или скейлера. Продвинутый сценарий учитывает и эти ресурсы, чтобы бот не записал на процедуру, для которой в это время нет нужного оборудования или персонала.
Чем точнее заданы ресурсы в CRM, тем меньше ручных корректировок после записи. Например, для панорамного снимка нужен рентген-кабинет, а для профгигиены — отдельный аппарат и гигиенист; если эти ресурсы не учтены, бот формально запишет пациента, но фактически приём не состоится в срок. Корректная модель ресурсов закрывает этот разрыв между расписанием и реальной загрузкой клиники.
При переносе бот освобождает и слот, и кресло, и сразу предлагает их пациентам из листа ожидания. Так дорогое время кресла не простаивает, а неявки, которые в стоматологии особенно дороги из-за высокого чека, снижаются. Освободившееся окно бот заполняет автоматически.
Каждое изменение синхронизируется с CRM, поэтому администратор видит актуальное расписание. Для стоматологии это особенно ценно: одно освободившееся длинное окно под имплантацию стоит десятки тысяч рублей, и быстрое заполнение его из листа ожидания напрямую влияет на выручку. Бот делает это в момент отмены, не дожидаясь, пока администратор вспомнит обзвонить очередь.
Отдельный сценарий — пациент с острой болью, которого нужно принять как можно скорее. Бот распознаёт такие обращения и либо находит ближайшее окно, либо передаёт администратору для записи вне очереди. Это критично: пациент с болью, не получивший слот, уходит в другую клинику.
Граница между самостоятельной записью и эскалацией задаётся в кабинете.
Заведите кресла и оборудование как ресурсы в CRM, задайте длительность по типам процедур и правила приоритета для острой боли. Бот подключается к YClients или другой CRM за 15 минут без программиста. Первые 7 дней бесплатны, тариф от 2 990 ₽/мес. Системный обзор автоматизации стоматологии — в гайде по голосовому роботу для многопрофильной клиники.
7 дней бесплатно, без карты. Подключение к вашему номеру за 15 минут.