Связка с CRM превращает робота в инструмент записи, но подключить её с нуля — значит не забыть про доступы, сопоставление услуг и проверку обмена данными. Этот чек-лист ведёт по шагам конкретно интеграцию с CRM: что получить, что сопоставить, какие действия включить и как убедиться, что запись действительно создаётся. Пройдите список — и обмен заработает без сюрпризов.
Чек-лист про одну вещь — подключение робота к CRM с нуля: доступ, сопоставление данных, выбор действий и проверка обмена. Он не про телефонию и сценарий, а именно про то, чтобы робот видел расписание и корректно создавал записи в YClients, amoCRM или Битрикс24. Все 7 пунктов занимают примерно 15 минут — проверку в конце не пропускайте.
Ниже — каждый шаг с тем, что подготовить и на что обратить внимание.
Первый шаг — выдать роботу ключ API из настроек вашей CRM. Это безопасный способ связи без передачи логина и пароля сотрудника: доступ ограничивается нужными действиями и отзывается в любой момент. Ключ вставляется в кабинет робота за пару минут, после чего система видит вашу CRM.
Для сети указывают идентификатор каждого филиала, чтобы запись шла в нужную точку.
Робот подбирает слоты из расписания CRM, поэтому оно должно быть заполнено: рабочие часы специалистов, длительность приёмов, выходные. Пустое или устаревшее расписание приведёт к неверным предложениям пациенту. Перед подключением сверяют, что расписание отражает реальную загрузку клиники на ближайшие 2–3 недели.
Как настроить обмен, описано в материале про двустороннюю синхронизацию записей.
Услуги в CRM сопоставляют с тем, как пациенты называют их вслух: «почистить зубы» — это профессиональная гигиена. Без сопоставления робот не поймёт запрос или назовёт не ту услугу и цену. Это разовая настройка в кабинете, от которой напрямую зависит корректность записи и ответов.
Заодно сверяют, что цены и длительности в CRM актуальны.
Определите, что робот делает в CRM: только создаёт запись или ещё переносит, отменяет и ставит напоминания. Для большинства клиник включают весь набор, чтобы пациент управлял визитом голосом. Каждое действие включается отдельно, под политику клиники, и при необходимости ограничивается.
Набор действий определяет, насколько самостоятельно робот закрывает обращения пациента.
Если CRM использует статусы записи и дополнительные поля (источник, комментарий), их сопоставляют с тем, что проставляет робот. Например, запись через робота помечается источником для последующей аналитики. Корректные статусы и поля нужны, чтобы данные робота встроились в ваши отчёты, а не лежали отдельно.
Разметка источника позже пригодится для расчёта ROI по данным CRM.
После настройки делают тестовый звонок и проходят путь пациента: запись, перенос, отмена. Затем проверяют, что данные появились в CRM с верными услугой, врачом, временем и статусом. Тестовый прогон ловит ошибки сопоставления до того, как с роботом столкнётся живой пациент, поэтому его не пропускают.
Проверять удобно на отдельном тестовом окне, не трогая реальное расписание.
Убедитесь, что обмен работает в обе стороны: изменение в расписании CRM учитывается роботом, а запись от робота сразу видна администратору. Тогда робот не предложит занятое время и не создаст двойную запись. Проверка двусторонности — финальный пункт, который гарантирует отсутствие рассинхрона.
Двусторонний обмен убирает конфликт записей из звонка и из CRM.
Чаще всего ошибаются в трёх местах: неверный ключ доступа, незаполненное расписание и пропущенное сопоставление услуг. Перед запуском пройдите все семь пунктов и сделайте контрольный тестовый звонок. Если запись создаётся корректно и видна в обе стороны — интеграция с CRM готова к боевому потоку.
Другие просчёты внедрения собраны в статье про ошибки при внедрении бота.
7 дней бесплатно, без карты. Подключение к вашему номеру за 15 минут.